Agilität im Unternehmen: Wunderwaffe oder Fallstrick?

Auf dem Weg zum nächsten Meeting noch kurz ein Telefonat geführt, Termine koordiniert, E-Mails und anstehende Aufgaben gecheckt: Zeit so gut wie möglich zu nutzen, schnell und effizient zu arbeiten, das ist nicht nur im täglichen Arbeitsleben von hoher Wichtigkeit. Auch in Unternehmen und in der Produktentwicklung sollen Prozesse schnell, reibungslos und nachhaltig ablaufen. Ohne Zeitverschwendung, Umwege und langwierige Entwicklungsprozesse soll das Produkt dem Kunden in angemessener Zeit zur Verfügung stehen. Dabei ist es auch wichtig, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren.

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Wie kann das funktionieren? Agilität scheint das Zauberwort zu sein: Agiles Arbeiten zeichnet sich durch Geschwindigkeit, Anpassungsfähigkeit und Kundenzentriertheit aus. Argumente, die auf den ersten Blick überzeugen. Es überrascht daher nicht, dass Agilität vor allem in der Produktentwicklung immer öfters eine Rolle spielt. Doch ist Agilität tatsächlich die Wunderwaffe oder einfach nur ein Hype? Und warum stellen sich die Erfolge häufig nicht ein?

Christoph Lukas von pingworks spricht aus langjähriger Erfahrung, wenn er sagt, dass Unternehmen Agilität in den meisten Fällen zu oberflächlich einsetzen und das Thema oft zu klein denken. Agilität bleibt dadurch hinter dem Möglichen zurück, aus der Wunderwaffe dreht man sich schnell den eigenen Strick. Als „sieben Sünden der Agilität“ fasst er beim cyberTREFF am 17. Mai 2018 die gängigen Fehler zusammen, welche bei der Einführung von Agilität passieren. Zwei der sieben Sünden haben wir vorab etwas genauer unter die Lupe genommen.

Schneller arbeiten durch Agilität?

„Viele Firmen setzen auf Agilität, weil sie schneller arbeiten wollen. Die Frage ist jedoch, ob mit einem schnelleren Entwicklungsprozess auch wirklich das erreicht wird, was zum Beispiel der Kunde braucht?“, so Christoph Lukas. Grundsätzlich ist Agilität durchaus ein Instrument, um Prozesse zu beschleunigen. In selbstbestimmten und eigenverantwortlichen Teams können Entscheidungen schneller gefällt werden. Das Warten auf Reaktionen und Einverständnis „von oben“ fällt weg, Hierarchien werden abgebaut. Kurze Entscheidungswege bedingen eine erhöhte Entwicklungsgeschwindigkeit ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­– ein Effekt, der für Unternehmen auf den ersten Blick nur Vorteile hat.

Führt eine gesteigerte Umsetzungsgeschwindigkeit auch zu mehr Kundenzufriedenheit? „Diese Vorstellung ist ein Trugschluss“, so Christoph Lukas. „Es geht nicht immer zwingend darum, die Prozesse zu beschleunigen. Selbst wenn, heißt das nicht, dass die Kunden damit zufriedener werden. Vielmehr muss man sich als Unternehmen darauf fokussieren, was dem Kunden wirklich etwas bringt, anstatt Schnelligkeit als übergeordnetes Ziel zu sehen.“ Hier zeigt sich also der erste Fehler, den Unternehmen in Hinsicht auf Agilität begehen: Agilität nur um der Schnelligkeit willen einzusetzen, verfehlt die Absicht.

Standup-Meetings als agile Arbeitsmethode

Und welche Sünden begehen Unternehmen außerdem noch? „Eine weitere Sünde ist ein, wie ich es nenne, „Scrum-Theater“ zu praktizieren. Damit meine ich, dass im Unternehmen Elemente aus dem Scrum-Framework eingesetzt werden, ohne wirklich zu wissen, was damit eigentlich bewirkt und erreicht werden soll. Dazu zählen beispielsweise tägliche Standup-Meetings. Diese einzuführen ist noch keine Agilität.“ Standup-Meetings werden eingesetzt, um die Zusammenarbeit im Team zu organisieren und durch täglichen Austausch laufende Prozesse und Projekte voranzutreiben. Der regelmäßige Informationsaustausch bildet hierfür die Basis. Standup-Meetings werden – wie der Name schon sagt – im Stehen abgehalten. Dies soll zum einen dazu führen, dass die Besprechung nicht länger als nötig ausgereizt wird, zum anderen arbeitet das menschliche Gehirn bei Bewegung besser. Generell eine gute Methodik, um Prozesse voranzutreiben, denn durch den täglichen Austausch werden neue Informationen tagesaktuell ausgetauscht, wodurch alle Beteiligten schnell reagieren können. Wie Christoph Lukas bereits deutlich macht, arbeitet ein Unternehmen durch das reine Abhalten der Scrum-Meetings aber noch lange nicht agil. Vor allem dann nicht, wenn der Zweck eines solchen Meetings nicht klar definiert ist.

Agilität setzt Zeit und Energie voraus

Beide „Sünden“ zeigen: Falsche Erwartungshaltungen und mangelnde Kenntnis führen dazu, dass Agilität nur oberflächlich eingesetzt wird. Was fehlt, sind die Motivation und die konkrete Zielsetzung. Fragen wie: „Was soll durch Agilität erreicht werden? Welche Arbeitsschritte und Prozesse können agil optimiert werden? Wo wollen wir mit und durch Agilität hin? Welches langfristige Ziel verfolgen wir durch das Einführen agiler Methoden?“, müssen sich die Unternehmen lange im Voraus stellen. Ansonsten werden viel Zeit und Ressourcen vergeudet. Christoph Lukas gibt außerdem zu bedenken: „Agilität funktioniert nicht von heute auf morgen. Bestehende Strukturen umzukrempeln und neue zu etablieren ist ein langwieriger und aufwendiger Prozess. Das bedenken viele Unternehmen nicht, wenn sie entscheiden, agil zu arbeiten.“ Agilität im Unternehmen schnell und unüberlegt einzusetzen bringt dementsprechend nicht den erhofften Erfolg. Vielmehr muss sich das Unternehmen intensiv mit der Einführung von Agilität beschäftigen sowie Vorteile und Nachteile genau analysieren.

Was bei agiler Führung oft falsch gemacht wird, welche Rolle die „psychologische Sicherheit“ für selbstbestimmte Teams spielt, warum Agilität nicht in allen Branchen einsetzbar ist und wie sie letztendlich richtig angewendet wird, erklären Christoph Lukas, Alexander Birk (pingworks) und Ute Nunnenmacher beim cyberTREFF am 17. Mai.