Wie Lean Management Geschäftsprozesse optimieren kann

Früher überließen Organisationen ihre Grundstruktur vielfach dem natürlichen Wachstum. Heutzutage ist die Handlungsfähigkeit aufgrund der stetigen Veränderungen, unter anderem aufgrund der globalen Vernetzung oder den gewaltigen Technologiesprüngen, immer wieder aufs Neue zu bestimmen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Für Unternehmen wird der Umgang mit diesen Veränderungen immer mehr zum kritischen Erfolgsfaktor, weiß Alban Maier von der Platon AG. Wie hier der Ansatz von Lean Management Unternehmen auf dem Weg zu betrieblicher Exzellenz unterstützen kann, erklärt er uns im Interview. Lean Management ist ein Begriff, den man immer mal wieder hört.

Was genau bedeutet Lean Management?

Es heißt übersetzt so viel wie schlankes Management. Lean Management sorgt für eine schlank gestaltete Organisation und erhöht dadurch die Geschwindigkeit und Flexibilität der Geschäftsprozesse. Im Mittelpunkt steht dabei die Reduktion von nichtwertschöpfenden Tätigkeiten, der sogenannten Verschwendung. Mit einem Bündel aus Grundsätzen, Methoden und Werkzeugen wird ein gesamtheitlicher systematischer Ansatz zur Beseitigung von Verschwendung verfolgt, um einen kontinuierlichen Fluss im Geschäftsprozess zu ermöglichen.

Welche Arten von Verschwendungen gibt es in Unternehmen?

Es gibt sieben Verschwendungsarten, die zu vermeiden sind. Diese sind: Transport, Bestände, Bewegung, Warten, Überproduktion, falsche Technologie/Prozesse und Ausschuss bzw. Nacharbeit. Die Verschwendungsarten sind oft voneinander abhängig und können sich gegenseitig stark beeinflussen. So führt zum Beispiel eine Überproduktion zu erhöhten Beständen. Verschwendungen entstehen bei instabilen Prozessen oder in asynchron arbeitenden Prozessketten. Die Grundsätze des Lean Managements zielen außerdem auf fehlerfreie, synchronisierte und standardisierte Prozesse sowie effizient eingesetzte Ressourcen und qualifizierte Mitarbeiter ab. Ins Zentrum rücken dabei die Anforderungen des Kunden in Bezug auf Qualität, Preis, Lieferfähigkeit und Individualität des Produktes.

Welche Methoden werden angewendet?

Lean Management weist eine sehr breite Palette von Werkzeugen auf, welche zielgerichtet eingesetzt werden. Eine Methode ist beispielsweise der PDCA-Zyklus, im Rahmen dieses Ansatzes werden Prozesse eines Unternehmens kontinuierlich verbessert. Der Ansatz beruht auf den Aktivitäten „Plan“, „Do“, „Check“ und „Act“; in einem fortlaufenden Kreislauf werden Prozesse immer besser, weil sie nach einem Zyklus erneut geprüft, modifiziert und angewandt und verankert werden. Mit der 5S-Methode (sortieren, systematisieren, säubern, standardisieren, ständiges Verbessern) wird wiederum in fünf Stufen eine verbesserte und standardisierte Arbeitsplatzorganisation erzielt, welche effizientes und verschwendungsfreies Arbeiten ermöglicht.

In welchen Bereichen/Branchen kann Lean Management eingesetzt werden?

Lean Management ist nicht auf eine Branche oder einen Geschäftsprozesse begrenzt, sondern ist als ganzheitlicher Ansatz zu verstehen. Deshalb kann Lean Management sowohl in der Administration, in der Entwicklung, als auch in der Produktion oder der Logistik angewendet werden. Wichtig ist immer, dass der Kunde im Fokus steht. Es geht darum, bei dem, was man tut, sich am Kunden zu orientieren und dessen Anforderungen und Wünsche zu erfüllen.

Warum fällt es Unternehmen oft schwer, Verschwendungen zu erkennen und diese zu vermeiden?

Dass Unternehmen ihre eigenen Einsparpotenziale nicht erkennen, lässt sich tatsächlich meist mit der geläufigen „Betriebsblindheit“ erklären. Man kennt und lebt die eigenen Prozesse und es fällt schwer, sich ein mögliches Zielbild zu erarbeiten, ohne dabei auf den bestehenden Abläufen aufzubauen. Die Veränderung von Prozessen führt zudem immer auch zu Veränderungen von gewohnten Arbeitsweisen und Routinen, weshalb in solchen Projekten die betroffenen Mitarbeiter selbst eine wichtige Rolle einnehmen müssen. Der Satz „wir haben das schon immer so gemacht“ kommt uns öfters unter. Als externer Berater bringt man in Projekte eine neue Perspektive ein und kann aufgrund der breiten Erfahrungswerte dem Kunden ein Zielbild vermitteln und zusammen mit den entsprechenden Werkzeugen eine spezifische Lösung ausarbeiten.

Erfolgreiches Lean Management ist also kein Selbstläufer. Gibt es bestimmte Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen?

Die Voraussetzungen für erfolgreiches Lean Management müssen im Unternehmen und vor allem in der Unternehmenskultur geschaffen werden. Denn Lean Management funktioniert nachhaltig nur, wenn ein Change-Prozess angestoßen wird, welcher von allen mitgetragen wird. Dabei geht es einerseits um die Entwicklung des Unternehmens und andererseits um die Entwicklung der Mitarbeiter. Die Mitarbeiter nehmen eine aktive Rolle in der Gestaltung sowie der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Prozesse ein. Das Bewusstsein für Lean Management soll so in der Unternehmenskultur verankert werden, dass eine externe Beratung überflüssig ist und sich das Unternehmen selbstständig weiterentwickelt.

Wie kann ein solcher Change-Prozess im Unternehmen angestoßen werden?

Wir arbeiten viel mit Best-Practice-Beispielen. Das bedeutet, dass wir dem Kunden ein anderes Unternehmen vorstellen, welches Lean Management bereits erfolgreich anwendet und positive Resultate vorweisen kann. Oft ist das Unternehmen in einer ähnlichen Branche tätig, wodurch sich viele Adaptierungsmöglichkeiten ergeben. Dadurch wecken wir eine Begehrlichkeit beim Kunden und bauen gleichzeitig die Hemmschwelle ab. Wichtig ist, von Anfang an alle Fragen und Bedenken des Kunden ernst zu nehmen. 

Warum habt ihr euch entschieden, dem cyberLAGO-Netzwerk beizutreten?

Sind die Voraussetzungen für schlanke Geschäftsprozesse erst einmal geschaffen, werden Themen wie Digitalisierung, Industrie 4.0 und Smart Factory für unsere Kunden immer wichtiger und zentraler werden. Das Netzwerk cyberLAGO bietet hier eine gute Basis für Partnerschaften und wertvolle Kontakte in diesem Bereich, und das in der gesamten Bodenseeregion. Als Unternehmen aus Liechtenstein freuen wir uns auf den Austausch mit Unternehmen aus der Schweiz und Deutschland und sehen cyberLAGO als tolle Möglichkeit, uns zu vernetzen. Wir arbeiten bereits mit Mitgliedsunternehmen zusammen und freuen uns darauf, weitere Zusammenarbeiten und Kooperationen anzustoßen.